¿Cómo migrar de un PMS a otro sin afectar la operación del hotel?

Muchos hoteles creen que cambiar de sistema consiste en exportar una base de datos e importarla en el nuevo PMS. En la práctica, el proceso suele ser más complejo y representa una oportunidad para revisar la operación, ordenar la información y capacitar al equipo.

Salvo algunos datos básicos que pueden importarse mediante archivos CSV, las reservas futuras normalmente deben revisarse y cargarse nuevamente en el nuevo sistema.

No existe un botón que migre toda la operación

Cada PMS utiliza estructuras de datos diferentes. Por eso, la mayoría de los proveedores no puede trasladar automáticamente todas las reservas, configuraciones, cuentas, tarifas e historiales de un sistema a otro.

Algunos listados pueden importarse mediante archivos compatibles, pero las reservas futuras suelen cargarse nuevamente. Este trabajo permite verificar la información antes de comenzar a operar con el nuevo sistema.

La carga de reservas también capacita al equipo

La recarga de las reservas puede aprovecharse como parte del entrenamiento. El personal trabaja con casos reales del hotel mientras aprende a crear reservas, asignar tarifas, registrar huéspedes y utilizar los procesos principales del nuevo PMS.

Este trabajo se realiza con acompañamiento del equipo de implementación. De esa manera, cuando llega la puesta en marcha, los usuarios ya conocen el sistema y han trabajado con información real.

Una prueba gratuita no reemplaza una implementación

Los sistemas que ofrecen una prueba gratuita de pocos días pueden servir para conocer una interfaz, pero no alcanzan para evaluar una operación hotelera completa.

Un PMS debe configurarse según los tipos de habitaciones, tarifas, usuarios, permisos, medios de pago, puntos de venta, procesos fiscales e integraciones de cada establecimiento.

Sin capacitación ni acompañamiento, el hotel termina aprendiendo por prueba y error, muchas veces durante la operación diaria.

La capacitación debe organizarse por módulos

En Desbravador, la capacitación forma parte del proceso de implementación. En los sistemas web se realiza online y por módulos. En grandes hoteles con instalación local y operaciones más complejas, puede desarrollarse de manera presencial.

Gestión hotelera y reservas.

Usuarios y permisos.

Motor de Reservas.

Facturación electrónica.

Puntos de venta y productos.

Procesos administrativos.

Las clases pueden acompañarse con grabaciones, instructivos y material de consulta para que el equipo pueda revisar los procesos después de la capacitación.

Cómo se organiza una implementación profesional

Una puesta en marcha ordenada comienza mucho antes del día en que el hotel deja de utilizar el sistema anterior.

Relevamiento de la operación Se analiza la estructura del hotel, la experiencia del equipo, los módulos contratados y las particularidades de la operación.

Plan de implementación Se definen responsables, datos iniciales, cronograma de trabajo y agenda de capacitación.

Configuración y carga inicial Se cargan habitaciones, categorías, usuarios, permisos, productos, medios de pago y demás parámetros necesarios.

Entrenamiento del personal El equipo se capacita por módulos utilizando procesos y casos concretos del establecimiento.

Preparación de la puesta en marcha Se revisan reservas futuras, saldos, facturación electrónica y procedimientos para el cierre del sistema anterior.

Salida en vivo y acompañamiento Se inicia la operación con seguimiento intensivo durante los primeros días y asistencia ante cualquier ajuste necesario.

Seguimiento y auditoría Se releva el resultado de la implementación, se registran pendientes y se revisa el trabajo realizado.

La experiencia del equipo también importa

Implementar un PMS en un hotel pequeño no presenta los mismos desafíos que hacerlo en un resort, una cadena o un establecimiento con múltiples puntos de venta y procesos administrativos complejos.

Por eso, además de evaluar el software, es importante conocer la experiencia del equipo responsable de la implementación.

Desbravador trabaja con hoteles de distintos tamaños y niveles de complejidad, organizando cada proyecto mediante un diagrama de implementación adaptado a la operación real del establecimiento.

Cambiar de PMS es también revisar cómo trabaja el hotel

Una implementación bien organizada no se limita a reemplazar un sistema. Permite ordenar la información, revisar procesos, detectar configuraciones innecesarias y preparar al personal para trabajar con mayor seguridad.

El éxito del cambio depende tanto de la tecnología como del acompañamiento recibido antes, durante y después de la puesta en marcha.