¿Qué es un Back Office ERP hotelero y por qué es tan importante?
Mientras el PMS administra la operación del huésped, el Back Office ERP administra el negocio del hotel. Finanzas, compras, stock, costos, contabilidad y restaurantes forman parte de una misma operación que necesita trabajar de forma integrada.
Un Back Office ERP hotelero es el sistema encargado de administrar todos los procesos que ocurren detrás de la recepción.
Mientras el PMS gestiona reservas, habitaciones, check-in y check-out, el Back Office administra las áreas financiera, fiscal, contable y operativa del negocio.
¿Qué es un Back Office ERP hotelero?
El Back Office ERP centraliza los procesos administrativos y permite que la información generada por la operación diaria se convierta en datos útiles para gestionar el establecimiento.
Entre sus funciones principales se encuentran:
En muchos hoteles también integra la operación gastronómica, permitiendo que restaurantes, bares y Room Service compartan información con la administración del establecimiento.
¿Por qué un ERP genérico no siempre es suficiente?
Un hotel tiene necesidades muy diferentes a las de un comercio o una empresa de servicios.
Debe administrar cargos a habitación, centros de consumo, restaurantes, eventos, stock gastronómico y numerosos procesos propios de la industria hotelera.
Por eso, un sistema desarrollado específicamente para hoteles suele ofrecer una integración mucho más profunda con la operación diaria.
¿Conviene que el PMS y el Back Office sean del mismo proveedor?
Siempre que el hotel tenga libertad para elegir su tecnología, sí.
Cuando el PMS, el Back Office y la operación gastronómica pertenecen al mismo proveedor, la integración suele ser más completa, la implementación más sencilla y el soporte mucho más simple.
La información circula de forma nativa entre reservas, recepción, compras, stock, costos, restaurantes, finanzas y contabilidad, evitando procesos innecesarios y ofreciendo una visión integral del negocio.
Una operación integrada
Reservas, recepción y huéspedes
Finanzas, fiscalidad, compras y contabilidad
Ventas, stock, producción y costos
¿Qué ocurre cuando la cadena exige un PMS específico?
En los hoteles donde la cadena exige un PMS específico —como Opera PMS— no siempre es posible utilizar una plataforma única para toda la operación.
En esos casos, una excelente alternativa consiste en mantener Opera como Front Office y centralizar el Back Office y la operación gastronómica en un mismo ecosistema integrado con el PMS.
¿Qué debería incluir un Back Office ERP hotelero?
Una solución desarrollada para hotelería debería permitir administrar desde un mismo sistema:
- Compras y proveedores.
- Stock e inventarios.
- Finanzas.
- Gestión fiscal y contable.
- Facturación electrónica.
- Business Intelligence.
- Integración con el PMS.
- Integración con el restaurante y los puntos de venta.
En países como Argentina, Paraguay y Uruguay, también es importante que el sistema contemple la legislación local, incluyendo la facturación electrónica y los requerimientos fiscales y contables de cada mercado.
El Back Office ERP convierte la operación diaria en información para gestionar mejor
El Back Office ERP es el centro administrativo del hotel.
Elegir una solución desarrollada para hotelería e integrada con el PMS permite mejorar el control operativo, reducir tareas manuales y obtener información confiable para la toma de decisiones.
Siempre que sea posible, resulta recomendable trabajar con un mismo proveedor para el PMS, el Back Office y la operación gastronómica. Cuando la cadena exige un PMS específico, como Opera, una arquitectura integrada entre ese PMS y un único ecosistema para el resto de la operación suele ser una de las alternativas más eficientes.
¿Tu hotel está evaluando un Back Office ERP?
En Hospitality Latam ayudamos a hoteles de Argentina, Paraguay y Uruguay a analizar su operación y elegir la arquitectura tecnológica más adecuada. Si estás buscando integrar compras, stock, finanzas, contabilidad, facturación electrónica y operación gastronómica en una única plataforma, contactanos para conocer las alternativas disponibles.
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